MAKALAH SOP
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pelayanan
publik yang diberikan instansi Pemerintah (Pusat, Pemerintah Propinsi,
Kabupaten, Kota dan Kecamatan) kepada masyarakat merupakan perwuju dan fungsi
aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada era otonomi daerah, fungsi pelayanan
publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja instansi pemerintah
daerah. Oleh karenanya secara otomatis berbagai fasilitas pelayanan public harus
lebih didekatkan pada masyarakat, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat. Pemerintah
Pusat mengeluarkan sejumlah kebijakan untuk meningkatkan kinerja instansi
pemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang Penyusunan
Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(Inpres No. 7 Tahun 1999), dan Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan
Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah (SK Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004).
Langkah ini sebenarnya bukanlah hal baru, karena sebelumnya kebijakan serupa
telah dikeluarkan pemerintah dalam bentuk Keputusan Menpan maupun Instruksi
Presiden (Inpres).
Kebijakan
itu ternyata tidak secara otomatis menyelesaikan permasalahan pelayanan publik
oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk, berbelit-belit, lamban,
dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalan seberapa jauh berbagai
peraturan pemerintah tersebut disosialisasikan di kalangan aparatur pemerintah dan
masyarakat, serta bagaimana infrastruktur pemerintahan, dana, sarana,
teknologi, kompetensi sumberdaya manusia (SDM), budaya kerja organisasi
disiapkan untuk menopang pelaksanaan berbagai peraturan tersebut, sehingga
kinerja pelayanan public menjadi terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya.
Selain
kebijakan pemerintah, upaya mewujudkan kinerja pelayanan publik di
lingkungan unit kerja
pemerintahan yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya, pemerintah
daerah perlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang standar (Standar Operasional
Prosedur / SOP). Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi
pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan procedural
sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh
satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga
eksternal, karena SOP selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi
publik, juga dapat digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata
masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah. Dengan demikian SOP merupakan pedoman atau acuan untuk
menilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator
teknis, administratif dan procedural sesuai dengan tata hubungan kerja dalam
organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang
dibahas dalam tulisan ini berkaitan dengan penilaian kinerja organisasi publik,
Standar operasional prosedur (SOP) dan langkah langkah menyusun SOP, serta
peningkatkan akuntabilitas pelayanan public melalui penerapan SOP. Uraian
berikut ini diharapkan dapat menciptakan komitment pemerintah daerah mengenai
pentingnya penerapan SOP oleh setiap satuan unit kerja instansi pemerintahan
dalam mewujudkan akuntabilitas pelayanan publik.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)?
2.
Apa manfaat adanya SOP?
3.
Apa tujuan adanya SOP?
4.
Bagaimana Acuan SOP?
5.
Bagaimana Tahapan pembuatan SOP?
6.
Bagaimana bentuk dan kriteria dalam pembuatan SOP ?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut Syamsi
(1994:16), Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.
Sementara itu
prosedur perkantoran atau sistem perkantoran diartikan sebagai urutan
langkah-langkah (atau pelaksanaan - pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana
pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana
melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat, 1989:52).
Sedangkan menurut
Terry dalam Syamsi (1994:16), Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang
saling berkaitan dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka
menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara singkat dikatakan bahwa prosedur
kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.
Menurut Maryati
(2007:53), Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang diharapkan
dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor.
Sedangkan
menurut Moekijat, (2002:159), standar adalah sesuatu yang dibentuk baik oleh
kebiasaan maupun oleh kekuasaan untuk mengukur hal-hal seperti mutu, hasil
pelaksanaan pelayanan dari setiap faktor yang dipergunakan dalam manajemen.
Dari pengertian
diatas menunjukkan betapa pentingnya suatu standar, di dalam perusahaan standar
itu dibuat didalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mengukur
mutu dan pelaksanaan pelayanan.
Menurut
Crisyanti (2011) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan gambaran
langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang
diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi
pemerintah.
Pengertian
Standar Operasional Prosedur lainnya adalah suatu standar/ pedoman tertulis
yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok kerja agar
dapat mencapai tujuan organisasi. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang
dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu.
Menurut (Atmoko,
2011:2), Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan
prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja
yang bersangkutan.
Sementara itu,
Risyanti (2011:203) menyatakan bahwa SOP menjadi relevan karena sebagai tolak
ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam
melaksanakan program kerjanya.
Singkatnya dari
pengertian di atas bahwa Standar Operasional Prosedur merupakan pedoman kerja
bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.
Dalam SOP itu
biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja,
Sementara itu kinerja atau juga sering di sebut performance adalah
sebagai pencapaian hasil atau the degree of accomplishment, pengertian
lain bahwa kinerja adalah prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu
(Atmoko, 2011:3).
Sementara
Faustino (dalam Atmojo,2011) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara
mengukur kontribusi-kontribusi dari individu individu anggota organisasi kepada
organisasinya.
Peter Jennergen
(dalam Atmoko, 2011) juga mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang
menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan
misi organisasi tercapai.
Dengan demikian,
kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat
kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian
tujuan.
B.
Manfaat Standar Operasional
Prosedur (SOP)
a.
Dapat
menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
b.
Lebih
jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
c.
Memberikan
kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait
d.
Memberikan
keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses kerja
e.
Meminimalisir
kesalahan dalam melakukan pekerjaan
f.
Membantu
dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan
C. Tujuan Pembuatan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Tujuan SOP adalah menciptakan komitmen
mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk
mewujudkan good governance.
D.
Acuhan Pembuatan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Acuan yang digunakan dalam menentukan SOP
validasi karya ilmiah dalam E-Journal Fakultas Hukum Universitas Udayana adalah
:
a. Permendiknas No. 17 Tahun
2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi.
d. Permendiknas No. 22 Tahun
2011 tentang Terbitan Berkala Ilmiah.
e. Peraturan Dirjen Dikti
No. 29/DIKTI/Kep/2011 tentang Pedoman Akreditasi Berkala Ilmiah.
d. Surat Edaran Dirjen Dikti
No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah.
e. Surat Edaran Dirjen DIKTI
No. 2050/E/T/2011 tentang Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal
f. Peraturan Rektor
Universitas Udayana No. 02 Tahun 2012 tertanggal 3 Januari 2012 tentang
Validasi Karya Ilmiah Dosen Di Lingkungan Universitas Udayana
E.
Tahap Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut (Atmoko, 2009) Tahap
penting dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah melakukan analisis
sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur
kerja.
a.
Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan
mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan
langkahlangkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur
kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan
saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalambentuk keseluruhan,
bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah
prosedur yang diperlukan, sedangkan prosedur merupakan urutan kerja atau
kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara
seragam dan terpadu.
b.
Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan
penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu
analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi.
Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan,
syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabatnya. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya
ada 5 (lima) aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas, yaitu:
1)
Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan
sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas
khusus.
2)
Deskripsi tugas,
merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas,
disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan
isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan
fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat
sejumlah personel memiliki fungsi yang
sama dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk
mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap
wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
3)
Spesifikasi tugas
berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas
spesifik.
4)
Penilaian tugas,
berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan
serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan
tugas lain.
5)
Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan
prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan
ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.
Melalui analisa tugas ini, maka tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat
dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas
dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan
pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja
dengan sistematis.
c.
Analisis prosedur kerja
Analisis prosedur
kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan
yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana
hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang
melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu
bermacammacam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan
demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan
yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu
keseluruhan tahap yang penting.
Analisis
terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart)
dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi
keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan
dalam bentuk prosedur prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi
dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah
distandarisasikan. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam
rangka mencapai tujuan organisasi, sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan
antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan
dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya
tetap dan biaya tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara
bagianbagian yang berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat
beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
1. Prosedur
kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;
2. Spesialisasi
harus dipergunakan sebaikbaiknya;
3. Pencegahan
penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;
4. Berusaha
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
5. Mencegah
kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
6. Harus
ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan.
7. Mencegah
adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8. Prosedur
harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
9. Pembagian
tugas tepat;
10. Memberikan
pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;
11. Penggunaan
urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
12. Tiap
pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan;
13. Pekerjaan
tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
14. Menggunakan
prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya
Hasil
dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi”atau
“daftar tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu :
1. Garis-garis besar
organisasi (tugas-tugas tiap jabatan)
2. Sistem-sistem atau
metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;
3. Formulir-formulir
yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;
4.
Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan;
5. Informasi tentang
bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
Setelah
prosedur kerja dan buku pedoman kerja selesai, selanjutnya pihak manaejemen wajib
mngesahkan SOP dan juga menentukan pemakaian SOP tersebut yang harus berlandaskan
pada buku pedoman yang telah ditetapkan. SOP dan buku pedoman ini merupakan
dasar untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
F.
Bentuk Dan Kriteria
Dalam Pembuatan SOP
Menurut Stup
(2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional
Prosedur (SOP), yaitu :
a.
Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan
yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak
terlalu banyak.
b.
Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak
terlalu banyak keputusan.
c.
Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup
panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
Perbedaannya terletak dalam enyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu
grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari
suatu prosedur.
d.
Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam
bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan
langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam
pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasannya,
karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Standar operasional prosedur sebagai alat penilaian
kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama
dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan
unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional
dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang
tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan.
Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih
diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari
suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar
operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan
kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan program.
Karena SOP merupakan panduan berkerja semua orang
dalam organisasi dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak mereka
dalam berkerja, maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan
mengevaluasi pemakaianya dari waktu kewktu untuk mendapatkan efektifitas dan
efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.
Kunjungi Juga : https://sehatsehatiweb.wordpress.com/
Kunjungi Juga : https://sehatsehatiweb.wordpress.com/